Wann verjährt der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Viele stellen sich nach dem Austritt aus einem Unternehmen die Frage: Habe ich auch noch Jahre später Anspruch auf ein Arbeitszeugnis? Die Antwort ist eindeutig: Ja. Jeder Arbeitnehmende hat das Recht, ein Arbeitszeugnis zu verlangen. Dieses Recht gehört zu den grundlegenden Pflichten des Arbeitgebers und besteht nicht nur unmittelbar beim Austritt, sondern noch Jahre darüber hinaus. Das Arbeitszeugnis ist ein zentrales Dokument im Berufsleben und darf Arbeitnehmenden nicht vorenthalten werden.

Wie lange gilt der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Oft taucht die Frage auf: Wann verjährt dieser Anspruch? Grundsätzlich gilt in der Schweiz die fünfjährige Verjährungsfrist gemäss Obligationenrecht für arbeitsrechtliche Ansprüche. Doch wie sieht es in der Praxis aus? Viele Arbeitsgerichte und Juristen haben sich darauf verständigt, dass eine zehnjährige Verjährungsfrist angemessener ist, da es sich beim Zeugnis nicht nur um eine Geldforderung, sondern um ein persönliches Dokument handelt, das weit in die Zukunft hinein relevant sein kann. Bewerbungsunterlagen, Laufbahnwechsel oder neue Karriereschritte hängen oft davon ab – und darum hat sich die längere Frist von zehn Jahren etabliert.

Wann beginnt die Verjährungsfrist?

Eine wichtige Frage lautet: Ab wann läuft die Verjährungsfrist überhaupt? Sie beginnt mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses, also mit dem letzten Tag, an dem der Arbeitsvertrag in Kraft war. Wer also beispielsweise am 31. Juli 2020 das Unternehmen verlässt, hat ab diesem Datum zwischen fünf und zehn Jahre Zeit, ein Zeugnis einzufordern. Danach könnte der Anspruch verfallen – zumindest rechtlich gesehen. Doch in der Praxis sind viele Arbeitgeber auch darüber hinaus kulant, wenn sich Arbeitnehmende nach langer Zeit melden.

Was passiert, wenn der Vorgesetzte nicht mehr im Unternehmen ist?

Oft stellt sich die Frage: Was ist, wenn der direkte Vorgesetzte das Unternehmen verlassen hat und gar nicht mehr zur Verfügung steht? Darf das Unternehmen dann sagen: «Es gibt keine Möglichkeit mehr, ein Zeugnis zu erstellen»? Die Antwort ist klar: Nein. Die Pflicht zur Ausstellung bleibt bestehen, auch wenn die frühere Führungskraft nicht mehr da ist. In einem solchen Fall muss das Unternehmen sicherstellen, dass das Zeugnis trotzdem erstellt wird. Dies kann auf Basis der Personalakten geschehen, und unterschrieben wird es dann von zwei zeichnungsberechtigten Personen des Unternehmens, etwa von einer HR-Verantwortlichen und einer Geschäftsleitungsperson.

Wie wird ein Zeugnis erstellt, wenn die Führungskraft fehlt?

Aber wie kann die Firma überhaupt ein qualifiziertes Zeugnis ausstellen, wenn die Person, die die Arbeit am besten beurteilen konnte, nicht mehr anwesend ist? Hier ist es üblich, dass die HR-Abteilung auf alte Akten, Zielvereinbarungen oder Leistungsbeurteilungen zurückgreift. Zudem kann sie Informationen von noch anwesenden Kolleginnen oder früheren Führungspersonen einholen. Das Arbeitszeugnis wird dann im Namen der Unternehmung erstellt und rechtsgültig unterzeichnet. Entscheidend ist: Der Arbeitnehmende darf nicht schlechtergestellt sein, nur weil eine vorgesetzte Person nicht mehr im Betrieb ist.

Können Arbeitgeber die Ausstellung verweigern?

Manche fragen sich: Gibt es Umstände, unter denen der Arbeitgeber ein Zeugnis verweigern darf? Die klare Antwort lautet: Nein. Die Ausstellungspflicht ist gesetzlich verankert. Selbst wenn Jahre vergangen sind oder die Personalakten nicht mehr vollständig vorhanden sind, muss ein Zeugnis erstellt werden. Die Unternehmung kann sich nicht darauf berufen, dass die zuständigen Personen nicht mehr greifbar sind. In solchen Fällen gilt die allgemeine Regel: Es genügt, wenn das Zeugnis von zwei unterschriftsberechtigten Personen erstellt und unterzeichnet wird.

Wie unterscheidet sich die Verjährung von Zwischen- und Arbeitszeugnis?

Auch hier stellen sich viele eine Frage: Gilt die Verjährungsfrist nur für das Endzeugnis oder auch für Zwischenzeugnisse? Grundsätzlich ist das Endzeugnis beim Austritt das wichtigste Dokument. Das Recht auf ein Zwischenzeugnis besteht während des laufenden Arbeitsverhältnisses – beispielsweise bei einem Vorgesetztenwechsel, einem internen Stellenwechsel oder vor einer längeren Abwesenheit. Doch sobald das Arbeitsverhältnis beendet ist, geht es nur noch um das Schlusszeugnis. Die Verjährung betrifft also vor allem das Arbeitszeugnis beim Austritt.

Welche Rolle spielt die Beweislast?

Doch wie ist es, wenn Arbeitnehmende nach vielen Jahren ein Zeugnis verlangen und der Arbeitgeber sagt: «Wir haben keine Unterlagen mehr»? Hier stellt sich die Frage nach der Beweislast. Grundsätzlich muss der Arbeitnehmende nachweisen, dass ein Arbeitsverhältnis bestanden hat. Dies kann durch den Arbeitsvertrag, alte Lohnabrechnungen oder Sozialversicherungsnachweise geschehen. Sobald klar ist, dass das Arbeitsverhältnis tatsächlich bestand, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein Zeugnis auszustellen – auch ohne vollständige Personalakten.

Kann ein verspätet ausgestelltes Zeugnis Nachteile haben?

Viele fragen sich: Ist ein Zeugnis, das erst nach vielen Jahren ausgestellt wird, überhaupt noch wertvoll? Die Antwort ist: Ja. Zwar kann es sein, dass es weniger detailliert ausfällt, weil Erinnerungen oder Unterlagen fehlen. Doch für Bewerbungen oder Karrierewechsel ist es trotzdem ein wichtiger Baustein. Zudem signalisiert es, dass die Person berechtigt ist, ihre berufliche Laufbahn auch rückwirkend nachzuweisen. Entscheidend ist, dass das Zeugnis klar, wohlwollend und inhaltlich korrekt formuliert ist.

Welche Tipps gibt es für Arbeitnehmende?

Wer sich fragt, wie er oder sie am besten vorgeht, sollte sich an ein paar Grundregeln halten:

• Warum nicht das Zeugnis gleich beim Austritt verlangen, damit es frisch erstellt werden kann?
• Wieso nicht ein Zwischenzeugnis einholen, wenn ein Vorgesetztenwechsel ansteht?
• Und weshalb nicht alle relevanten Dokumente – Arbeitsvertrag, Lohnabrechnungen, Zwischenzeugnisse – gut aufbewahren, um den Anspruch später leichter nachweisen zu können?

Fazit: Wie lange ist der Anspruch gesichert?

Die Schlüsselfrage lautet am Ende: Wann genau verjährt der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis? Rein rechtlich beträgt die Frist fünf Jahre, in der Praxis aber zehn. Doch auch wenn diese Zeit verstrichen ist, bleibt die Erfahrung: Viele Unternehmen stellen auf Anfrage auch später noch ein Zeugnis aus, sofern die wesentlichen Informationen nachgewiesen werden können. Damit zeigt sich: Das Arbeitszeugnis ist ein fester Bestandteil der Schweizer Arbeitskultur – und sein Anspruch ist stärker, als viele denken. Sind Sie unsicher wegen Ihres Arbeitszeugnisses? Lassen Sie sich durch uns beraten.